Regulamin dla wystawców

1. Organizatorem Pilskiego Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon jest Stowarzyszenie Rozwojowi.pl, ul. Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863.
2. Strefa wystawców na VIII Pilskim Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon 2024 znajduje się na korytarzu UAM w Pile ul. Kołobrzeska 15. Dostępna będzie już od godzin rannych w piątek 30-08-2024 do niedzieli 1-09-2024 do godziny 17.00.
3. Konwent dla uczestników trwa od piątku 30-08-2024 od godziny 16.00 do niedzieli 1-09-2024 do godziny 17.00.
4. Wystawca zobowiązany jest do wystawiania swojego stoiska w ciągu całych trzech dni trwania konwentu (z wyjątkiem sytuacji ustalonych wcześniej z opiekunem strefy stoisk).
5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania wyboru wystawców na podstawie naboru, rozeznania rynkowego i bezpośredniego kontaktu.
6. Opłatę za stoisko Wystawca wnosi w formie pieniężnej na konto 10 203000 451110 000004 239310 Stowarzyszenie Rozwojowi.pl Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863 do 31-07-2024 z podaniem w tytule przelewu danych do wystawienia faktury.
7. W przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie automatycznie zostaje anulowana rezerwacja miejsca na stoisko, a Organizator ma prawo przekazać miejsce osobie z listy rezerwowej.
8. Jeżeli po dokonaniu wpłaty i anulowaniu jej do 15-07-2024 zwrotowi podlegać będzie 50% wpłaty. Po tym terminie wpłata nie podlega zwrotowi.
9. Opłata wynosi 120 zł za m2 z własnymi stołami lub 150 zł z stołami zapewnionymi przez Organizatora. W tym wejście dla jednej osoby gratis. Za każde 5 m2 stołów 1 dodatkowa wejściówka gratis.
10. Nie ma możliwości wynajmu stoisk na poszczególne dni Konwentu.
11. Stoły zapewnione przez Organizatora konwentu mogą różnić się rozmiarem (przeciętny stół ma wymiary 130x55cm i 160×70 cm). Liczba i położenie stołów na dane stoisko są ustalane przed rozpoczęciem konwentu i nie ma możliwości dołożenia dodatkowej ich ilości w trakcie trwania imprezy.
12. Wystawca jest zobowiązany do rozstawienia swojego stoiska w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
13. Bezpośrednio na stoisku nie wolno przygotowywać jedzenia i napojów (nie dotyczy stoisk świadczących usługi gastronomiczne).
14. Stan przedłużaczy oraz urządzeń posiadanych i używanych przez Wystawców, oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu, ani stwarzać możliwości uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu.
15. Za wszelkie szkody na zdrowiu i życiu, uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu, jak i urządzeń należących do Wystawcy, powstałe w wyniku nieprawidłowego podłączenia przez Wystawcę posiadanych i używanych przez niego przedłużaczy lub urządzeń, lub wynikające z ich nieodpowiedniego stanu, odpowiada Wystawca.
16. Wystawcy zabrania się sprzedawania na stoisku: produktów alkoholowych i innych używek czy środków odurzających, przedmiotów mogących obrażać uczucia religijne, materiałów o treści seksualnej, broni i innych urządzeń (posiadających ostrza, ostre i kłujące krawędzie), materiałów pirotechnicznych, wybuchowych i łatwopalnych oraz innych, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu uczestników imprezy.
17. Wystawca może organizować na swoim stoisku konkursy. W przypadku zapotrzebowania na większą ilość miejsca w celu zorganizowania konkursu, należy uzgodnić to z opiekunem strefy stoisk przed konwentem.
18. Organizator konwentu nie zapewnia miejsca noclegowego dla wystawców na terenie budynku UAM.
19. Istnieje możliwość bezpłatnego noclegu na polu namiotowym na terenie UAM (namiot należy zabezpieczyć we własnym zakresie).
20. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody (kradzież, zniszczenie) towaru wystawcy, ani za stoiska pozostawione przez wystawców bez nadzoru.
21. Za przestrzeganie przepisów prawa dotyczących prowadzenia sprzedaży odpowiada Wystawca.
22. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa, zwłaszcza prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
23. Wystawca uiszczając opłatę za stoisko jednocześnie oświadcza, że zapoznał się z niniejszym regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
24. Obiekt jest monitorowany oraz podczas trwania konwentu nadzór na bezpieczeństwem sprawuje firma ochraniająca.
25. O wcześniejszym zgłoszeniu takiego zapotrzebowania Organizator zapewnia Wystawcy możliwość przechowania towaru w zamkniętym pomieszczeniu na czas zamknięcia podczas godzin nocnych Strefy Wystawców.
26. Wystawca może zostać upomniany przez Organizatora lub wydalony z terenu konwentu za rażące naruszenie niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa.
27. O wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmują Organizatorzy.
28. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i poinformowania o tym Wystawców drogą mailową.
29. W sprawach nieobjętych tym regulaminem obowiązują zapisy Regulaminu Pilskim Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon oraz UAM w Pile.

Wszelkie pytania w tej sprawie można zadawać pod adresem mailowym: kontakt@pilkon.pl

Ostatnia edycja: 2 lipca 2024 r.