Regulamin dla wystawców

1. Organizatorem Pilskiego Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon jest Stowarzyszenie Rozwojowi.pl, ul. Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863.
2. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania i stosowania się do niniejszego Regulaminu.
3. Strefa wystawców na X Pilskim Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon 2026 znajduje się na holu Regionalnego Centrum Kultury „Fabryka Emocji” w Pile Pl. Stanisława Staszica 1. Dostępna będzie już od godzin porannych w piątek 21.08.2026 r. do niedzieli 23.08.2026 r. do godziny 16:00.
4. Festiwal dla uczestników trwa:
• w piątek od godziny 16:00 do 22:00
• w sobotę od godziny 10:00 do 22.00
• w niedzielę od godziny 10.00 do 16:00
• Games Room znajdujący się na hali sportowej przy Zespole Szkół przy Teatralnej będzie otwarty w godzinach: piątek 16:00 – 24:00, sobotę 10:00 – 24:00, niedzielę 10:00 – 16:00
5. Wystawca zobowiązany jest do wystawiania swojego stoiska w ciągu całych trzech dni trwania festiwalu (z wyjątkiem sytuacji ustalonych wcześniej z opiekunem strefy wystawców) w godzinach:
• w piątek od godziny 16:00 do 21:00
• w sobotę od godziny 10:00 do 21.00
• w niedzielę od godziny 10.00 do 16:00
Godziny mogą ulec zmianie niezależnie od organizatora, o czym wystawcy zostaną poinformowani.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania wyboru wystawców na podstawie naboru, rozeznania rynkowego i bezpośredniego kontaktu.
7. Opłatę za stoisko Wystawca wnosi w formie pieniężnej na konto 10 203000 451110 000004 239310 Stowarzyszenie Rozwojowi.pl Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863 do 30.06.2026 r. z podaniem w tytule przelewu danych do wystawienia faktury.
8. W przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie automatycznie zostaje anulowana rezerwacja miejsca na stoisko, a Organizator ma prawo przekazać miejsce osobie z listy rezerwowej.
9. Jeżeli po dokonaniu wpłaty nastąpi rezygnacja do 17.07.2026 r., zwrotowi podlegać będzie 50% wpłaty. Po tym terminie wpłata nie podlega zwrotowi.
10. Nie ma możliwości wynajmu stoisk na poszczególne dni Festiwalu.
11. Opłata wynosi 130 zł za 1,5 m2 stoiska. Poniżej znajduje się tabela z wyliczonymi kosztami:

* głębokość jest stała dla każdego stoiska i uzależniona od dostępnej powierzchni
12. W ramach kosztu stoiska wystawca dostaje jedną wejściówkę gratis, a powyżej 7,5m2 powierzchni stoiska drugą wejściówkę gratis. Wystawca ma możliwość dokupienia dodatkowej wejściówki w cenie 90 zł
13. Dodatkowa opłata za stół o długości ok 100 – 120cm – 30 zł
14. Stoły zapewnione przez Organizatora konwentu mogą różnić się rozmiarem. Liczba i położenie stołów na dane stoisko są ustalane przed rozpoczęciem konwentu i nie ma możliwości dołożenia dodatkowej ich ilości w trakcie trwania imprezy.
15. Wystawca jest zobowiązany do rozstawienia swojego stoiska w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
16. Bezpośrednio na stoisku nie wolno przygotowywać jedzenia i napojów (nie dotyczy stoisk świadczących usługi gastronomiczne).
17. Stan przedłużaczy oraz urządzeń posiadanych i używanych przez Wystawców, oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu, ani stwarzać możliwości uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu.
18. Za wszelkie szkody na zdrowiu i życiu, uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu, jak i urządzeń należących do Wystawcy, powstałe w wyniku nieprawidłowego podłączenia przez Wystawcę posiadanych i używanych przez niego przedłużaczy lub urządzeń, lub wynikające z ich nieodpowiedniego stanu, odpowiada Wystawca.
19. Wystawcy zabrania się sprzedawania na stoisku: produktów alkoholowych i innych używek czy środków odurzających, przedmiotów mogących obrażać uczucia religijne, materiałów o treści seksualnej, broni i innych urządzeń (posiadających ostrza, ostre i kłujące krawędzie), materiałów pirotechnicznych, wybuchowych i łatwopalnych oraz innych, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu uczestników imprezy.
20. Wystawca może organizować na swoim stoisku konkursy. W przypadku zapotrzebowania na większą ilość miejsca w celu zorganizowania konkursu, należy uzgodnić to z opiekunem strefy stoisk przed festiwalem.
21. Organizator festiwalu nie zapewnia miejsca noclegowego dla wystawców.
22. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody (kradzież, zniszczenie) towaru wystawcy, ani za stoiska pozostawione przez wystawców bez nadzoru.
23. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na danym stoisku. Wystawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i pokryje wszelkie szkody w tym zakresie. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
24. Za przestrzeganie przepisów prawa dotyczących prowadzenia sprzedaży odpowiada Wystawca.
25. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa, zwłaszcza prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
26. Wystawca uiszczając opłatę za stoisko jednocześnie oświadcza, że zapoznał się z niniejszym regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
27. Obiekt jest monitorowany oraz podczas trwania konwentu nadzór nad bezpieczeństwem sprawuje firma ochraniająca. Obiekt na noc jest zamykany o godz. 23:00.
28. Po wcześniejszym zgłoszeniu takiego zapotrzebowania Organizator zapewnia Wystawcy możliwość przechowania towaru w zamkniętym pomieszczeniu na czas zamknięcia podczas godzin nocnych Strefy Wystawców.
29. Wystawca może zostać upomniany przez Organizatora lub wydalony z terenu konwentu za rażące naruszenie niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa.
30. O wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmują Organizatorzy.
31. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i poinformowania o tym Wystawców drogą mailową.
32. W sprawach nieobjętych tym regulaminem obowiązują zapisy Regulaminu Pilskiego Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon oraz prawa Polskiego.