Regulamin dla wystawców

1. Organizatorem Pilskiego Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon jest Stowarzyszenie Rozwojowi.pl, ul. Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863.
2. Strefa wystawców na IX Pilskim Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon 2025 znajduje się na holu Regionalnego Centrum Kultury „Fabryka Emocji” w Pile Pl. Stanisława Staszica 1.
Dostępna będzie już od godzin rannych w piątek 22.08.2025 do niedzieli 24.08.2025 do godziny 17:00
3. Konwent dla uczestników trwa:
   • w piątek od godziny 16:00 do 22:30
   • w sobotę od godziny 9:00 do 22.30
   • w niedzielę od godziny 9.00 do 17:00.
   • Games Room znajdujący się na hali sportowej przy Zespole Szkół przy Teatralnej będzie otwarty w godzinach :
4. Wystawca zobowiązany jest do wystawiania swojego stoiska w ciągu całych trzech dni trwania konwentu (z wyjątkiem sytuacji ustalonych wcześniej z opiekunem strefy stoisk).
5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania wyboru wystawców na podstawie naboru, rozeznania rynkowego i bezpośredniego kontaktu.
6. Opłatę za stoisko Wystawca wnosi w formie pieniężnej na konto 10 203000 451110 000004 239310 Stowarzyszenie Rozwojowi.pl Kasztanowa 51, 64-930 Dolaszewo, NIP 7642671863 do 31.07.2025 z podaniem w tytule przelewu danych do wystawienia faktury.
7. W przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie automatycznie zostaje anulowana rezerwacja miejsca na stoisko, a Organizator ma prawo przekazać miejsce osobie z listy rezerwowej.
8. Jeżeli po dokonaniu wpłaty i anulowaniu jej do 15.07.2025 zwrotowi podlegać będzie 50% wpłaty. Po tym terminie wpłata nie podlega zwrotowi.
9. Opłata wynosi 130 zł za m2 z własnymi stołami lub 160 zł z stołami zapewnionymi przez Organizatora. W tym wejście dla jednej osoby gratis. Za każde 5 m2 stołów 1 dodatkowa wejściówka gratis.
10. Nie ma możliwości wynajmu stoisk na poszczególne dni Konwentu.
11. Stoły zapewnione przez Organizatora konwentu mogą różnić się rozmiarem . Liczba i położenie stołów na dane stoisko są ustalane przed rozpoczęciem konwentu i nie ma możliwości dołożenia dodatkowej ich ilości w trakcie trwania imprezy.
12. Wystawca jest zobowiązany do rozstawienia swojego stoiska w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
13. Bezpośrednio na stoisku nie wolno przygotowywać jedzenia i napojów (nie dotyczy stoisk świadczących usługi gastronomiczne).
14. Stan przedłużaczy oraz urządzeń posiadanych i używanych przez Wystawców, oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu, ani stwarzać możliwości uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu.
15. Za wszelkie szkody na zdrowiu i życiu, uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu, jak i urządzeń należących do Wystawcy, powstałe w wyniku nieprawidłowego podłączenia przez Wystawcę posiadanych i używanych przez niego przedłużaczy lub urządzeń, lub wynikające z ich nieodpowiedniego stanu, odpowiada Wystawca.
16. Wystawcy zabrania się sprzedawania na stoisku: produktów alkoholowych i innych używek czy środków odurzających, przedmiotów mogących obrażać uczucia religijne, materiałów o treści seksualnej, broni i innych urządzeń (posiadających ostrza, ostre i kłujące krawędzie), materiałów pirotechnicznych, wybuchowych i łatwopalnych oraz innych, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu uczestników imprezy.
17. Wystawca może organizować na swoim stoisku konkursy. W przypadku zapotrzebowania na większą ilość miejsca w celu zorganizowania konkursu, należy uzgodnić to z opiekunem strefy stoisk przed konwentem.
18. Organizator konwentu nie zapewnia miejsca noclegowego dla wystawców.
19. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody (kradzież, zniszczenie) towaru wystawcy, ani za stoiska pozostawione przez wystawców bez nadzoru.
20. Za przestrzeganie przepisów prawa dotyczących prowadzenia sprzedaży odpowiada Wystawca.
21. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa, zwłaszcza prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
22. Wystawca uiszczając opłatę za stoisko jednocześnie oświadcza, że zapoznał się z niniejszym regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
23. Obiekt jest monitorowany oraz podczas trwania konwentu nadzór na bezpieczeństwem sprawuje firma ochraniająca.
Obiekt na noc jest zamykany od godz. 23:00.
24. O wcześniejszym zgłoszeniu takiego zapotrzebowania Organizator zapewnia Wystawcy możliwość przechowania towaru w zamkniętym pomieszczeniu na czas zamknięcia podczas godzin nocnych Strefy Wystawców.
25. Wystawca może zostać upomniany przez Organizatora lub wydalony z terenu konwentu za rażące naruszenie niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa.
26. O wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmują Organizatorzy.
27. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i poinformowania o tym Wystawców drogą mailową.
28. W sprawach nieobjętych tym regulaminem obowiązują zapisy Regulaminu Pilskim Festiwalu Gier, Fantastyki i Technologii Informatycznych Pilkon.

Wszelkie pytania w tej sprawie można zadawać pod adresem mailowym: kontakt@pilkon.pl

Ostatnia edycja: 27 marca 2025 r.